Een rapport indienen

Als een van de wereldwijde markt- en innovatieleiders streven we er bij TK Elevator naar om op een voorbeeldige manier te handelen, met name in onze zakelijke relaties. We leven ons Principe "Wees eerlijk en transparant" na. Medewerkers van TK Elevator en andere derden die beïnvloed worden door onze acties kunnen altijd hun zorgen uiten. "Uitspreken" is een integraal onderdeel van onze cultuur en wordt altijd gewaardeerd.

We moedigen je aan om actief bij te dragen aan onze nalevingscultuur. Daarom hebben we betrouwbare meldkanalen gecreëerd. Ze helpen ons ervoor te zorgen dat elk potentieel wangedrag kan worden gemeld, grondig onderzocht en opgelost.

De TK Elevator Ethics Line staat open voor alle medewerkers, maar ook voor klanten, leveranciers, zakenpartners en andere derden. Wij garanderen iedereen die te goeder trouw incidenten meldt de grootst mogelijke bescherming van zijn/haar identiteit. Tijdens het onderzoek zal TK Elevator er ook naar streven om de legitieme belangen van andere personen die betrokken zijn bij een melding te beschermen. Het toebrengen van een verdenking aan een andere persoon kan ernstige gevolgen hebben voor die persoon. In het geval van opzettelijk en bewust onjuiste meldingen kan dit ook negatieve gevolgen hebben voor de persoon die de informatie verstrekt.

Binnenkomende meldingen worden zorgvuldig beoordeeld en verwerkt door het TK Elevator Compliance Investigation Team. U vindt hier de gedetailleerde procedureregels voor ons klachtenmechanisme / klachtenprocedure.

De TK Elevator Ethics Line omvat de volgende rapportagekanalen:

1. Supervisors, contactpersonen in het bedrijf of de compliance manager

In overeenstemming met het streven naar eerlijkheid en transparantie dat in onze gemeenschappelijke TKE-beginselen tot uitdrukking komt, moedigen we je als TK-medewerker aan om je zorgen eerst met je leidinggevende te bespreken. Als je geen TKE-medewerker bent, kun je je eerst wenden tot je contactpersoon in de betreffende groepsmaatschappij. Natuurlijk kun je ook rechtstreeks contact opnemen met de Compliance Manager die verantwoordelijk is voor jouw organisatie. Meestal is dit de manager die verantwoordelijk is voor financiën (bijv. de CFO). Als je niet zeker bent van de naam van je Compliance Manager, neem dan contact op met investigations@tkelevator.com. Je krijgt dan tijdig de juiste contactpersoon te horen.
Je kunt een bericht sturen naar de Compliance Manager als een lokaal reporten kanaal op het volgende e-mail adres: rapportindienen.nl@tkelevator.com

Bij TKE waarderen en respecteren we iedereen die zich uitspreekt. Onze leidinggevenden en Compliance Managers zorgen ervoor dat je gehoord wordt en dat ze een open deur hebben voor iedereen die zijn of haar zorgen aan de orde wil stellen. Als je leidinggevende, contactpersoon in de respectieve groepsmaatschappij en/of Compliance Manager de situatie niet kan verhelpen, zal hij of zij je melding in verband met compliance doorsturen naar het Compliance Investigations Team of, indien je melding niet in verband staat met compliance, naar de verantwoordelijke andere afdeling, tenzij je bezwaar maakt tegen het doorsturen.

2. Centrale rapportagekanalen

Als je je meer op je gemak voelt om je bezorgdheid rechtstreeks aan onze wereldwijde Compliance Investigations team, kun je een van de volgende meldingsopties gebruiken:

Webgebaseerd communicatieplatform

Met ons webgebaseerde online communicatieplatform kun je rapporten indienen bij ons Compliance Investigations Team in het Global Business Support Center in Düsseldorf/Duitsland. Het is mogelijk om relevante documenten te uploaden en contact te houden via een mailbox die speciaal voor jou is ingesteld. Alle communicatie is vertrouwelijk en beveiligd.

U kunt het webgebaseerde platform bereiken via de volgende link: https://tke-wb.compliancesolutions.com/

of door de QR-code hieronder te scannen:

E-Mail

Je kunt je rapport sturen naar het volgende e-mailadres: investigations@tkelevator.com

Alleen wij, het Compliance Investigations Team, hebben toegang tot inkomende e-mails om de vertrouwelijkheid te waarborgen.

Hotline

Als je telefonisch een melding wilt doen, kun je onze hotline bellen (voicemail of, in de VS, operator) op het volgende telefoonnummer:

Duits: + 49 711 95339978
Engels (Duitsland): + 49 711 95339979
Engels (VS): + 1 (844) 9704154
Chinees (China): + 86 21 60314571
Engels (Japan): + 81 50 58653061
Portugees (Brazilië): + 55 11 31817795
Spaans (Colombia): + 57 1 3810670

Post en persoonlijke inzending

Als je je melding per post of persoonlijk wilt indienen, kun je rechtstreeks contact opnemen met ons Compliance Investigations Team:

TK Elevator GmbH
TKE/LCL-CPL-INV
E-Plus-Strasse 1
40472 Duesseldorf

Ongeacht het gekozen rapportagekanaal, kun je ook anoniem rapporteren. Als u dit doet, kunnen wij echter geen contact met u opnemen voor verdere vragen of u feedback geven over ons onderzoek. We zouden het daarom op prijs stellen als u uw contactgegevens achterlaat.

Compliance Officer

Als je voor TK Elevator werkt, kun je ook contact opnemen met je Compliance Officer. Een gedetailleerde lijst met contactpersonen is beschikbaar op het intranet.

Wees gerust: Alle berichten, ongeacht het rapportagekanaal dat u kiest, worden met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid behandeld.

Rapportage aan externe partijen

We vragen je vriendelijk om alle informatie via de bovenstaande kanalen te communiceren, zodat we eventuele problemen kunnen onderzoeken en oplossen. Natuurlijk staat het u ook vrij om rapporten in te dienen bij de relevante autoriteiten (https://www.huisvoorklokkenluiders.nl/onderzoek-door-het-huis).

Inhoud van het rapport

Onze TK Elevator Ethics Line kan worden gebruikt om zorgen of mogelijke schendingen te melden, ongeacht de specifieke kwestie in kwestie, of het nu gaat om onze kernonderwerpen van Compliance, zoals corruptie, antitrust, witwassen van geld, handelscontrole en gegevensbescherming of fraude, of een ander onderwerp uit onze Gedragscode.

Aarzel niet om potentiële overtredingen op het gebied van gezondheid en veiligheid of HR te melden. Hieronder vallen schendingen van essentiële arbeidsnormen of mensenrechten die plaatsvinden binnen onze eigen organisatie of onze toeleveringsketen, zoals kinder- of slavenarbeid, ongelijke behandeling, intimidatie of discriminatie, schendingen van wetten op arbeidstijd en minimumloon en schendingen van toepasselijke milieuwetten.

Alle meldingen worden vertrouwelijk behandeld. Als je melding geen compliance-gerelateerde inhoud heeft, sturen we deze door naar de verantwoordelijke afdeling voor verwerking, met behoud van vertrouwelijkheid.

Je kunt een snelle beoordeling en verwerking van je melding bevorderen als je je melding zo concreet, gedetailleerd en snel mogelijk indient. Neem de volgende vraag als leidraad bij het indienen van uw melding: "Wie deed wat, wanneer, waar en hoe?"

• Wie?
  • Geef exacte informatie over de betrokken persoon of personen. Houd er rekening mee dat we mogelijk niet van elke afdeling en functie wereldwijd op de hoogte zijn. Schrijf de namen voluit en geef aan welke afdeling, functie en bedrijf bij de persoon hoort.
• Wat en hoe?
  • Geef zo precies mogelijke informatie over het gemelde incident en gedrag: Leg je observaties zo volledig mogelijk uit. Beschrijf het incident bij voorkeur chronologisch en upload documenten - indien beschikbaar - die je rapport ondersteunen. Beschrijf het gerapporteerde gedrag van de persoon of personen die betrokken waren bij het incident zo nauwkeurig mogelijk.
• Waar?
  • Beschrijf de locatie(s) van het incident/gedrag zo nauwkeurig mogelijk, inclusief de naam van de bedrijfseenheid, het bedrijf en de vestiging.
• Wanneer?
  • Beschrijf wanneer het gemelde incident/gedrag plaatsvond, of het nog gaande is of al is beëindigd.
  • Om ons in staat te stellen wangedrag onmiddellijk op te helderen en te verhelpen, vragen we je om je rapport onmiddellijk na je observaties in te dienen.
    
    

Bescherming van klokkenluiders

De bescherming van klokkenluiders die te goeder trouw handelen heeft onze hoogste prioriteit. Meldingen hebben geen negatieve juridische of feitelijke gevolgen voor TK Elevator. Uw identiteit zal worden beschermd tijdens een intern onderzoek naar ons beste vermogen en de vereisten van de wet. In het geval van een officieel onderzoek kunnen we verplicht zijn uw identiteit bekend te maken aan de autoriteiten. Indien dit het geval is, zullen wij u hierover vooraf informeren.

We vragen u om respectvol en verantwoordelijk om te gaan met het indienen van rapporten. Houd er rekening mee dat onderzoeken professionele en persoonlijke gevolgen kunnen hebben voor de betrokken persoon of personen. Een opzettelijk onjuiste melding kan negatieve gevolgen hebben voor de persoon die de informatie verstrekt.